Мы знаем, почему строительные компании ищут лучшее цифровое решение для закупок
Уникальные возможности единого пространства СИНТЕКИ
Заявки на закупку отправляются на площадку “Закупай” прямо из программы "Синтека".
Ответы поставщиков обрабатываются в автоматическом режиме и возвращаются обратно в программу в виде единой сравнительной таблицы.
«Закупай» — это маркетплейс для отделов закупок строительных компаний.
Объединяет 19 000+ производителей и поставщиков стройматериалов и оборудования для жилищного и дорожного строительства.
Стать поставщикомКак начать использовать программу СИНТЕКА
Ответы на частые вопросы
Обширный функционал программы и индивидуальные нюансы бизнес-процессов различных строительных организаций не позволяют корректно использовать возможности "Синтеки" без предварительного обучения. Поэтому первичное знакомство с программой проходит в режиме демонстрации на бесплатной основе.
Исходя из нашего опыта, сотрудникам компании достаточно пройти первичное обучение возможностям программы, чтобы беспрепятственно перейти на новый формат работы. Но стоит отметить, что переход в цифровую среду требует твердого управленческого решения со стороны руководителей компании-клиента.
Будем рады всё прояснить
500+ строительных компаний используют программу СИНТЕКА, среди них:
«Наша компания серьезно относится к информационным технологиям и активно использует их. В качестве основной учетной системы используется система Microsoft Axapta. Возник вопрос, как автоматизировать взаимодействие с поставщиками, которые работают каждый в своей системе.
Проведя анализ, мы остановили свой выбор на системе «Синтека». Данное решение интегрировано с торговой площадкой «Закупай», на котором в настоящий момент зарегистрировано более 4 тысяч поставщиков. Важным моментом оказалось наличие обширного и документированного API.
Мы быстро осуществили интеграцию и она продолжает работать стабильно без сбоев позволяя выполнять необходимые функции – прием сформированных заявок, осуществление тендерной процедуры, согласование счетов и передача согласованных счетов в нашу учетную систему Microsoft Axapta.»
Начальник Отдела поставок строительных материалов Кириллов А.С.:
«В нашей компании, заявки в снабжение приходят от подрядчиков, внешних компаний. С этим возникают следующие проблемы – многое зависит от человеческого фактора, далеко не все заявки полные, срок – всегда вчера. Заявки подавались по телефону, на бумаге, в мессенджерах, по электронной почте. После исполнения заявки очень сложно было отследить какому подрядчику, какой материал доставили и кому отдали.
Заведя подрядчиков в «Синтеку», мы структурировали сбор заявок, и теперь четко понятно какой подрядчик, что принял. С помощью отчетов есть полное понимание о поставке материалов на объекты в разрезе подрядчиков, видов работ и типов материалов. Очень важно, что сотрудник подрядчика фиксирует в программе приемку материала и прикладывает фотографию товара и необходимые документы, например, закрывающие, паспорта, гарантийные талоны.»
Начальник отдела снабжения ООО «Авентин инжиниринг», Трифонова Н.П.
«Руководство требовало от отдела снабжения проведения регулярных тендерных процедур по целому ряду товарных групп: по металлопрокату, так как позиция фактически является биржевой, и требуется регулярный мониторинг цен; по основным товарным категориям, чтобы контролировать постоянных поставщиков и быть «в рынке»; по вспомогательным закупкам, чтобы закупать объективно выгодно. Мы сталкивались с проблемой, что «наши» поставщики не хотят готовить предложения для тендеров, работать «на корзину». Возможность публичного размещения выборочных заявок на портале “Закупай” стало отличным решением. В среднем мы получаем 2-3 альтернативных предложения, поставщики делают их без напоминаний, т.к. хотят начать работать с нашей компанией. Безусловно, я стараюсь работать с проверенными поставщиками, но если какая-то новая компания несколько раз дает хорошие цены, я беру поставщика в работу и заключаю договор поставки».
Сотрудники продолжают выполнять уже привычные им функции, при этом успевают сделать в несколько раз больше. Это позволяет быстро увеличить контроль за исполнением большего объема заявок имеющимися ресурсами.
Остроухова Динара, Заместитель генерального директора по МТО:
«Наша компания сильно выросла, и мы вернулись к идее покупки программы, так как далее без автоматизации развиваться было невозможно. На удивление мы очень быстро её внедрили у себя, программа хорошо встроилась в наши бизнес-процессы, были учтены все наши лучшие наработки. Оказывается в ней уже давно собраны лучшие практики в снабжении, и я в чем-то изобретала велосипед».
ГК “КВС-Сервис” внедрила систему для управления снабжением “Синтека” в 2022 году.
-
Ежемесячно в компании отработку проходит около 700 заявок на закупку, для налаживания процесса снабжения и, в частности, усиления контроля за исполнением заявок к работе в программе был подключен 71 сотрудник организации, их роли распределены с учетом должности и уровня ответственности.
-
Единый реестр доставок, доступный в системе ПО, позволил обеспечить обратную связь с сотрудниками офиса и оперативно сообщать о реальном положении каждой поставки. Среднее число которых составляет 200 доставок в месяц.
-
В целях повышения экономии бюджета также была проведена интеграция с электронной торговой площадкой “Закупай”, которая расширила пул поставщиков компании-клиента и позволила сэкономить на закупках. Основными товарными категориями, закупаемыми на площадке стали: механические системы, на них приходится 15% от общего числа позиций, 14% занимают инструменты и 13% электрические системы, в меньших объемах закупаются мебель, метизы и расходные материалы.
Результаты:
-
Время согласования заявок сократилось с 3-4 дней до одного.
-
Усилился контроль над поставками.
-
За счет тендеринга на портале “Закупай” удалось сэкономить до 11% бюджета на закупках.
"Синтека" выполнила интеграцию с электронной торговой площадкой "Закупай", которая объединяет поставщиков строительных материалов и оборудования.
В результате непрерывного автоматического тендеринга заявок на "Закупай" в снабжение поступает минимум 3-4 альтернативных предложения от поставщиков и производителей. Основными товарными категориями, закупаемыми на площадке стали: строительные материалы, на которые приходится 20% от общего числа позиций заявок, 17% на инструменты и 16% на механические системы.
Результаты:
1. Сэкономить до 15% бюджета при строительстве Терапевтического Корпуса, г. Москва; 12% бюджета студенческого Кампуса Кантиана, г. Калининград и по последним данным до 3% по каждой заявке на металлопрокат для IT-кампуса Неймарк, г. Нижний Новгород.
2. Всего 101 696 заявок прошли процедуру автоматического тендеринга на ЭТП “Закупай”, благодаря чему снизили закупочные цены в среднем на 11%.
3. Начали работать с 350 новыми поставщиками и производителями с ЭТП "Закупай" (по товарным категориям: металлопрокат, сухие строительные смеси, инструмент, изоляция, отделочные материалы).
4. Производительность сотрудников снабжения возросла минимум на 40% за счет автоматизации процессов по отработке заявок и 100% прозрачности.
Снабжение подрядчиков строительными материалами осуществляется при непосредственном контроле компании, как застройщика. Он связан с большим объемом исходящей документации. При этом данные для подготовки документов уже находятся в учетных системах компании.
Компания выбрала сервис Контур.Диадок, интегрированный с автоматизированной системой управления (АСУ) снабжением «Синтека» для решения обозначенных задач.
Проведя анализ существующих систем ЭДО выбор был сделан в пользу решения СКБ Контур в качестве оператора ЭДО, по следующим причинам:
-
Минимальная стоимость документов, с учетом заключения отдельного лицензионного соглашения с СКБ Контур;
-
Большой объем контрагентов, подключенных к данному оператору ЭДО, около 35%.
-
Гибкая функциональность системы для работы со всеми существующими в компании процессами;
-
Расширенное API для интеграции с существующими информационными системами компании;
-
Репутация СКБ Контур, как одной из крупнейших российской IT-компаний;
В "Сэтл Сити" внедрены различные информационные системы: бухгалтерские на базе решений 1С, система внутреннего документооборота на базе решения Docs Vision, система автоматизированного управления снабжения строительной компании «Синтека».
Необходимо было связать в единое решение процессы - бюджетирование проектов, создание заявок на закупку строительных материалов и сбор счетов от поставщиков.
Важным моментом была интеграция в существующую информационную систему контрагентов – подрядчиков и поставщиков. Выделение личных кабинетов подрядчикам в системе «Синтека», а поставщикам на портале "Закупай" должно обеспечить простоту взаимодействия с контраегнтами.
"Закупай" является сертифицированным партнером СКБ Контур по внедрению продукта Диадок.
Результаты
К настоящему моменту электронным образом передаются более 90% документов от подрядчиков и более 30% документов от поставщиков.
Показатели:
-
срок доставки документов контрагентам сократился с двух недель до нескольких секунд;
-
документооборот стал прозрачным; в любой момент можно проконтролировать, на какой стадии обработки находится документ;
-
отпала необходимость в возврате подписанных экземпляров, которая занимала много времени: поставщики видят, когда документы подписаны, и сразу имеют к ним доступ.
Еще одним приоритетом в автоматизации закупок стал переход на электронные торговые площадки. В ноябре 2022 года для использования всеми подразделениями и компаниями Группы «Эталон» были утверждены электронные торговые площадки B2B, "Закупай", Online-Contract.
Компания запустила пилотный проект по закупкам на электронных торговых площадках с интеграций программного обеспечения «Синтека». Система позволяет оперативно получать и анализировать доступные предложения от потенциальных поставщиков на соответствие актуальным запросам и техническим заданиям на закупки.
Результаты
По состоянию на май 2023 года более 97% заявок на поставку строительных материалов было переведено в цифровой формат: ежемесячно во всех регионах присутствия компании обрабатывается до 1 тыс. заявок.
При этом сроки обработки заявок через «Синтека» и сроки проведения аналитики цен удалось сократить на 25−30%.
Параллельно осуществлен переход на электронный документооборот с поставщиками и подрядчиками, проведена интеграция ПО с корпоративной 1С.
Внедрив систему автоматизации снабжения “Синтека”, заказчик принял решение дополнительно использовать возможности интегрированной электронной торговой площадки “Закупай”. Таким образом, созданные заявки в “Синтека” автоматически направлялись на торговую площадку. В результате заявки отрабатывались не только постоянными поставщиками, предложения стали поступать и от новых поставщиков с портала.
Уникальная технология обработки и анализа полученных предложений, представленных в удобной сравнительной таблице, позволяет быстро выбрать лучшего поставщика. Программа автоматически сравнивает предложения по следующим параметрам: цена, наличие товара, условия поставки, отсрочка, стоимость доставки.
Результаты
Благодаря осуществлению непрерывной тендерной процедуры в течение шести месяцев, заказчику удалось снизить закупочные цены почти на 5% и расширить пул надежных поставщиков.
Проведение торгов на электронной площадке “Закупай”, интегрированной с сервисом “Синтека”, позволяет оптимизировать закупочную деятельность компании и гарантирует получение оптимальных закупочных цен.
Директор по развитию ООО “Электропроф”, Вейберг П.В.
«За то время, что я работаю в строительной компании, мы собрали свою базу поставщиков, заключили договора со всеми ведущими поставщиками в нашем сегменте. В целом, они нас устраивают, но порой возникают сомнения, что предложенная цена в рынке, а не завышена. Мы проводили тендеры регулярно, но гарантий низкой цены в промежутках между тендерами мы не имели. Стали размещать заявки на торговой площадке Закупай - теперь «держим руку на пульсе», видим реальные конкурентные цены в момент времени. Полученная экономия на закупках существенно снизила стоимость владения программой “Синтека”.
Результаты
Удалось оптимизировать закупочную стоимость на 4,5%.«Дела с закупками строительных материалов в нашей компании обстоят достаточно хорошо. Мы проводим тендер на все основные товарные категории и рассматривали Синтеку, как автоматизированную систему управления призванную систематизировать сбор и выполнение заявок на закупку. Возможность экономить на закупках металла возникала сама, когда мне на утверждение стали поступать счета с не оптимальной ценой. Поскольку я отлично понимаю рынок поставки металлопроката, и видя предложения конкурентов в сравнительной таблице, я обнаружил, что выбранный нами поставщик не спешит снижать цену при уменьшении рыночной стоимости металла, а наоборот торопится поднять цену выше рынка при росте цен. Таким образом, апеллируя к конкурентным предложениям, мы стали контролировать стоимость отгрузки и добились экономии на закупке металлопроката 4,5 % по сравнению с первично выставленными предложениями».
- Бюджетирование
- Заявки
- Счета
- Доставки
- ЭДО
- Интеграция с ЭТП “Закупай”
- Интеграция с 1С
- Отчеты
- Внедрение и обучение
- Техническая поддержка
Бизнес-эффекты автоматизации снабжения в строительстве
В среднем строительные компании тратят до 60% бюджета проектов на строительные материалы и оборудование, при этом расход этих средств сопряжен с рисками человеческого фактора: дублирование заявок на закупку, ошибки при их заполнении, нехватка времени для актуализации рыночных цен, нарушение сроков исполнения заявки и, как следствие, финансовые потери, снижение качества отношений с контрагентами и репутационные риски.
Очевидным решением может стать автоматизация процесса закупок с помощью ERP и SRM систем, но многие с недоверием относятся к любому новому инструменту. Чего же все-таки от них точно можно ожидать и зачем они вам и вашим сотрудникам?
Гарантированными эффектами можно считать:
- Сокращение сроков отработки заявок на закупку.
- Снижение риска простоев на строительных объектах.
- Создание прозрачной системы закупок.
- Оперативная аналитика для принятия управленческих решений.
- Оптимизация работы команды и сокращение трудозатрат.
Также стоит отметить, что любая информационная система закупок и программы для управления коммуникации с поставщиками, имеет свои преимущества как для руководства компании, так и для снабженцев и прорабов.
- Прозрачную отчетность
- Своевременную аналитику по бюджету каждого проекта
- Повышение KPI сотрудников
- Упрощение рабочих процессов
- Исключение рутинных задач
- Свободу времени для решения важных вопросов.