программа автоматизации процесса снабжения
позволит вамУникальные возможности единого пространства СИНТЕКИ
Заявки на закупку отправляются на площадку “Закупай” прямо из программы "Синтека".
Ответы поставщиков обрабатываются в автоматическом режиме и возвращаются обратно в программу для снабжения в виде единой сравнительной таблицы.
«Закупай» — это маркетплейс для отделов закупок строительных компаний.
Объединяет 19 000+ производителей и поставщиков стройматериалов и оборудования для жилищного и дорожного строительства.
Стать поставщикомКак начать использовать программу для снабжения СИНТЕКА
Обширный функционал программы и индивидуальные нюансы бизнес-процессов различных строительных организаций не позволяют корректно использовать возможности "Синтеки" без предварительного обучения. Поэтому первичное знакомство с программой проходит в режиме демонстрации на бесплатной основе.
Исходя из нашего опыта, сотрудникам компании достаточно пройти первичное обучение возможностям программы, чтобы беспрепятственно перейти на новый формат работы. Но стоит отметить, что переход в цифровую среду требует твердого управленческого решения со стороны руководителей компании-клиента.
Будем рады всё прояснить
700+ строительных компаний используют программу СИНТЕКА, среди них:
«Наша компания серьезно относится к информационным технологиям и активно использует их. В качестве основной учетной системы используется система Microsoft Axapta. Возник вопрос, как автоматизировать взаимодействие с поставщиками, которые работают каждый в своей системе.
Проведя анализ, мы остановили свой выбор на системе «Синтека». Данное решение интегрировано с торговой площадкой «Закупай», на котором в настоящий момент зарегистрировано более 4 тысяч поставщиков. Важным моментом оказалось наличие обширного и документированного API.
Мы быстро осуществили интеграцию и она продолжает работать стабильно без сбоев позволяя выполнять необходимые функции – прием сформированных заявок, осуществление тендерной процедуры, согласование счетов и передача согласованных счетов в нашу учетную систему Microsoft Axapta.»
Начальник Отдела поставок строительных материалов Кириллов А.С.:
«В нашей компании, заявки в снабжение приходят от подрядчиков, внешних компаний. С этим возникают следующие проблемы – многое зависит от человеческого фактора, далеко не все заявки полные, срок – всегда вчера. Заявки подавались по телефону, на бумаге, в мессенджерах, по электронной почте. После исполнения заявки очень сложно было отследить какому подрядчику, какой материал доставили и кому отдали.
Заведя подрядчиков в «Синтеку», мы структурировали сбор заявок, и теперь четко понятно какой подрядчик, что принял. С помощью отчетов есть полное понимание о поставке материалов на объекты в разрезе подрядчиков, видов работ и типов материалов. Очень важно, что сотрудник подрядчика фиксирует в программе приемку материала и прикладывает фотографию товара и необходимые документы, например, закрывающие, паспорта, гарантийные талоны.»
Начальник отдела снабжения ООО «Авентин инжиниринг», Трифонова Н.П.
«Руководство требовало от отдела снабжения проведения регулярных тендерных процедур по целому ряду товарных групп: по металлопрокату, так как позиция фактически является биржевой, и требуется регулярный мониторинг цен; по основным товарным категориям, чтобы контролировать постоянных поставщиков и быть «в рынке»; по вспомогательным закупкам, чтобы закупать объективно выгодно. Мы сталкивались с проблемой, что «наши» поставщики не хотят готовить предложения для тендеров, работать «на корзину». Возможность публичного размещения выборочных заявок на портале “Закупай” стало отличным решением. В среднем мы получаем 2-3 альтернативных предложения, поставщики делают их без напоминаний, т.к. хотят начать работать с нашей компанией. Безусловно, я стараюсь работать с проверенными поставщиками, но если какая-то новая компания несколько раз дает хорошие цены, я беру поставщика в работу и заключаю договор поставки».
Сотрудники продолжают выполнять уже привычные им функции, при этом успевают сделать в несколько раз больше. Это позволяет быстро увеличить контроль за исполнением большего объема заявок имеющимися ресурсами.
Остроухова Динара, Заместитель генерального директора по МТО:
«Наша компания сильно выросла, и мы вернулись к идее покупки программы, так как далее без автоматизации развиваться было невозможно. На удивление мы очень быстро её внедрили у себя, программа хорошо встроилась в наши бизнес-процессы, были учтены все наши лучшие наработки. Оказывается в ней уже давно собраны лучшие практики в снабжении, и я в чем-то изобретала велосипед».
ГК “КВС-Сервис” внедрила систему для управления снабжением “Синтека” в 2022 году.
-
Ежемесячно в компании отработку проходит около 700 заявок на закупку, для налаживания процесса снабжения и, в частности, усиления контроля за исполнением заявок к работе в программе был подключен 71 сотрудник организации, их роли распределены с учетом должности и уровня ответственности.
-
Единый реестр доставок, доступный в системе ПО, позволил обеспечить обратную связь с сотрудниками офиса и оперативно сообщать о реальном положении каждой поставки. Среднее число которых составляет 200 доставок в месяц.
-
В целях повышения экономии бюджета также была проведена интеграция с электронной торговой площадкой “Закупай”, которая расширила пул поставщиков компании-клиента и позволила сэкономить на закупках. Основными товарными категориями, закупаемыми на площадке стали: механические системы, на них приходится 15% от общего числа позиций, 14% занимают инструменты и 13% электрические системы, в меньших объемах закупаются мебель, метизы и расходные материалы.
-
Время согласования заявок сократилось с 3-4 дней до одного.
-
Усилился контроль над поставками.
-
За счет тендеринга на портале “Закупай” удалось сэкономить до 11% бюджета на закупках.
"Синтека" выполнила интеграцию с электронной торговой площадкой "Закупай", которая объединяет поставщиков строительных материалов и оборудования.
В результате непрерывного автоматического тендеринга заявок на "Закупай" в снабжение поступает минимум 3-4 альтернативных предложения от поставщиков и производителей. Основными товарными категориями, закупаемыми на площадке стали: строительные материалы, на которые приходится 20% от общего числа позиций заявок, 17% на инструменты и 16% на механические системы.
1. Сэкономить до 15% бюджета при строительстве Терапевтического Корпуса, г. Москва; 12% бюджета студенческого Кампуса Кантиана, г. Калининград и по последним данным до 3% по каждой заявке на металлопрокат для IT-кампуса Неймарк, г. Нижний Новгород.
2. Всего 101 696 заявок прошли процедуру автоматического тендеринга на ЭТП “Закупай”, благодаря чему снизили закупочные цены в среднем на 11%.
3. Начали работать с 350 новыми поставщиками и производителями с ЭТП "Закупай" (по товарным категориям: металлопрокат, сухие строительные смеси, инструмент, изоляция, отделочные материалы).
4. Производительность сотрудников снабжения возросла минимум на 40% за счет автоматизации процессов по отработке заявок и 100% прозрачности.
Снабжение подрядчиков строительными материалами осуществляется при непосредственном контроле компании, как застройщика. Он связан с большим объемом исходящей документации. При этом данные для подготовки документов уже находятся в учетных системах компании.
Компания выбрала сервис Контур.Диадок, интегрированный с автоматизированной системой управления (АСУ) снабжением «Синтека» для решения обозначенных задач.
Проведя анализ существующих систем ЭДО выбор был сделан в пользу решения СКБ Контур в качестве оператора ЭДО, по следующим причинам:
-
Минимальная стоимость документов, с учетом заключения отдельного лицензионного соглашения с СКБ Контур;
-
Большой объем контрагентов, подключенных к данному оператору ЭДО, около 35%.
-
Гибкая функциональность системы для работы со всеми существующими в компании процессами;
-
Расширенное API для интеграции с существующими информационными системами компании;
-
Репутация СКБ Контур, как одной из крупнейших российской IT-компаний;
В "Сэтл Сити" внедрены различные информационные системы: бухгалтерские на базе решений 1С, система внутреннего документооборота на базе решения Docs Vision, система автоматизированного управления снабжения строительной компании «Синтека».
Необходимо было связать в единое решение процессы - бюджетирование проектов, создание заявок на закупку строительных материалов и сбор счетов от поставщиков.
Важным моментом была интеграция в существующую информационную систему контрагентов – подрядчиков и поставщиков. Выделение личных кабинетов подрядчикам в системе «Синтека», а поставщикам на портале "Закупай" должно обеспечить простоту взаимодействия с контраегнтами.
"Закупай" является сертифицированным партнером СКБ Контур по внедрению продукта Диадок.
Показатели:
-
срок доставки документов контрагентам сократился с двух недель до нескольких секунд;
-
документооборот стал прозрачным; в любой момент можно проконтролировать, на какой стадии обработки находится документ;
-
отпала необходимость в возврате подписанных экземпляров, которая занимала много времени: поставщики видят, когда документы подписаны, и сразу имеют к ним доступ.
Еще одним приоритетом в автоматизации закупок стал переход на электронные торговые площадки. В ноябре 2022 года для использования всеми подразделениями и компаниями Группы «Эталон» были утверждены электронные торговые площадки B2B, "Закупай", Online-Contract.
Компания запустила пилотный проект по закупкам на электронных торговых площадках с интеграций программного обеспечения «Синтека». Система позволяет оперативно получать и анализировать доступные предложения от потенциальных поставщиков на соответствие актуальным запросам и техническим заданиям на закупки.
По состоянию на май 2023 года более 97% заявок на поставку строительных материалов было переведено в цифровой формат: ежемесячно во всех регионах присутствия компании обрабатывается до 1 тыс. заявок.
При этом сроки обработки заявок через «Синтека» и сроки проведения аналитики цен удалось сократить на 25−30%.
Параллельно осуществлен переход на электронный документооборот с поставщиками и подрядчиками, проведена интеграция ПО с корпоративной 1С.
Внедрив систему автоматизации снабжения “Синтека”, заказчик принял решение дополнительно использовать возможности интегрированной электронной торговой площадки “Закупай”. Таким образом, созданные заявки в “Синтека” автоматически направлялись на торговую площадку. В результате заявки отрабатывались не только постоянными поставщиками, предложения стали поступать и от новых поставщиков с портала.
Уникальная технология обработки и анализа полученных предложений, представленных в удобной сравнительной таблице, позволяет быстро выбрать лучшего поставщика. Программа автоматически сравнивает предложения по следующим параметрам: цена, наличие товара, условия поставки, отсрочка, стоимость доставки.
Благодаря осуществлению непрерывной тендерной процедуры в течение шести месяцев, заказчику удалось снизить закупочные цены почти на 5% и расширить пул надежных поставщиков.
Проведение торгов на электронной площадке “Закупай”, интегрированной с сервисом “Синтека”, позволяет оптимизировать закупочную деятельность компании и гарантирует получение оптимальных закупочных цен.
Директор по развитию ООО “Электропроф”, Вейберг П.В.
«За то время, что я работаю в строительной компании, мы собрали свою базу поставщиков, заключили договора со всеми ведущими поставщиками в нашем сегменте. В целом, они нас устраивают, но порой возникают сомнения, что предложенная цена в рынке, а не завышена. Мы проводили тендеры регулярно, но гарантий низкой цены в промежутках между тендерами мы не имели. Стали размещать заявки на торговой площадке Закупай - теперь «держим руку на пульсе», видим реальные конкурентные цены в момент времени. Полученная экономия на закупках существенно снизила стоимость владения программой “Синтека”.
«Дела с закупками строительных материалов в нашей компании обстоят достаточно хорошо. Мы проводим тендер на все основные товарные категории и рассматривали Синтеку, как автоматизированную систему управления призванную систематизировать сбор и выполнение заявок на закупку. Возможность экономить на закупках металла возникала сама, когда мне на утверждение стали поступать счета с не оптимальной ценой. Поскольку я отлично понимаю рынок поставки металлопроката, и видя предложения конкурентов в сравнительной таблице, я обнаружил, что выбранный нами поставщик не спешит снижать цену при уменьшении рыночной стоимости металла, а наоборот торопится поднять цену выше рынка при росте цен. Таким образом, апеллируя к конкурентным предложениям, мы стали контролировать стоимость отгрузки и добились экономии на закупке металлопроката 4,5 % по сравнению с первично выставленными предложениями».
Отдел снабжения компании представлен тремя сотрудниками: начальником отдела снабжения, снабженцем и помощником. Ежегодный объем закупок составляет от 5 до 8 млрд тг. До 4 млрд из которых приходится на дорогостоящее оборудование и трубы. Исполнение заявок было проблемным местом организации. В среднем компания обрабатывает в месяц от 280 до 320 заявок с объектов.
Решением стало внедрение системы для автоматизации снабжения “Синтека” еще в 2016 году, когда программа реализовывалась в “коробочном” формате и передавалась клиентам для размещения на собственном сервере.
Компания обратилась в поддержку спустя 7 лет эксплуатации программы из-за невозможности обновления системы, расположенной на внутреннем сервере. После чего клиенту было проведено внедрение новой облачной версии системы, где помимо базового функционала появился блок “Бюджетирование”. Проведена интеграция с электронной торговой площадки “Закупай” для расширения пула поставщиков.
Также клиентом внедрен третий продукт компании - “Фейскит”, для учета и контроля за перемещением инструментов на строительной площадке. На данный момент он применяется, как отдельный инструмент, но компания планирует воспользоваться возможностью интеграции систем для реализации функции “Склада”.
Результаты
“Синтека” позволила наладить процесс подачи заявок, отслеживать сроки их отработки и свести конфликты к минимуму.Программой довольны еще с момента внедрения коробочной версии, поставленные перед ней задачи, она закрыла. Однозначно можно сказать, что “Синтека” облегчает коммуникацию между отделом снабжения и сотрудниками строительных площадок. Все заявки в одной системе, мы можем четко отследить какая номенклатура уже закуплена, а какую только предстоит заказать с возможностью свериться с необходимыми сроками поставок.
- Бюджетирование
- Заявки
- Счета
- Доставки
- Интеграция с ЭТП “Закупай”
- Интеграция с 1С
- Отчеты
- Внедрение и обучение
- Техническая поддержка
Бизнес-эффекты автоматизации снабжения в строительстве
В среднем строительные компании тратят до 60% бюджета проектов на строительные материалы и оборудование, при этом расход этих средств сопряжен с рисками человеческого фактора: дублирование заявок на закупку, ошибки при их заполнении, нехватка времени для актуализации рыночных цен, нарушение сроков исполнения заявки и, как следствие, финансовые потери, снижение качества отношений с контрагентами и репутационные риски.
Очевидным решением может стать автоматизация процесса закупок с помощью ERP и SRM систем, но многие с недоверием относятся к любому новому инструменту. Чего же все-таки от них точно можно ожидать и зачем они вам и вашим сотрудникам?
- Сокращение сроков отработки заявок на закупку.
- Снижение риска простоев на строительных объектах.
- Создание прозрачной системы закупок.
- Оперативная аналитика для принятия управленческих решений.
- Оптимизация работы команды и сокращение трудозатрат.
Также стоит отметить, что любая информационная система закупок и программы для управления коммуникации с поставщиками, имеет свои преимущества как для руководства компании, так и для снабженцев и прорабов.
- Прозрачную отчетность
- Своевременную аналитику по бюджету каждого проекта
- Повышение KPI сотрудников
- Упрощение рабочих процессов
- Исключение рутинных задач
- Свободу времени для решения важных вопросов.