Синтека

Компания самостоятельно договаривается с поставщиками о поставках материалов, но работы выполняют подрядные организации. Поскольку подают заявки на материалы и принимают товар на объектах сотрудники сторонних организаций, возникают сложности с организацией их работы.

Потери и простои из-за отсутствия материалов, так как заявки на закупку поступают по множеству каналов – телефон, бумага, мессенджеры, электронная почта и периодически теряются или обрабатываются не в срок. Сложно закрыть работы подрядчику, непонятно, кто и какой материал принял на объекте.

Система автоматизации снабжения «Синтека» позволяет вести работу не только с сотрудниками своей компании, но также подключить в единое информационное поле сотрудников подрядных организаций. Предоставляя им возможность создавать заявки на закупку с любого устройства, что полностью решает вопрос подачи и структурирования заявок. Удобный интерфейс позволяет быстро зафиксировать что и от кого было получено и кем принято на объекте.

Начальник Отдела поставок строительных материалов Кириллов А.С.:

«В нашей компании, заявки в снабжение приходят от подрядчиков, внешних компаний. С этим возникают следующие проблемы – многое зависит от человеческого фактора, далеко не все заявки полные, срок – всегда вчера. Заявки подавались по телефону, на бумаге, в мессенджерах, по электронной почте. После исполнения заявки очень сложно было отследить какому подрядчику, какой материал доставили и кому отдали. 

Заведя подрядчиков в «Синтеку», мы структурировали сбор заявок, и теперь четко понятно какой подрядчик, что принял. С помощью отчетов есть полное понимание о поставке материалов на объекты в разрезе подрядчиков, видов работ и типов материалов. Очень важно, что сотрудник подрядчика фиксирует в программе приемку материала и прикладывает фотографию товара и необходимые документы, например, закрывающие, паспорта, гарантийные талоны.»

Компания давно работает на рынке инженерных систем. Имеет наработанные связи с ведущими поставщиками материалов в своей отрасли. Руководство требует выполнения регулярных тендерных процедур.

Сложность проведения тендерной процедуры, ее низкая эффективность.

В системе автоматизации снабжения «Синтека» заложен мощный механизм обработки счетов. Счет может быть представлен в любом виде и формате, даже в виде сканированной картинки. Снабженцу достаточно загрузить сравниваемые счета, и система автоматически подготовит тендерную таблицу. В таблице производится пересчет единиц измерения, валют, учет комплектов и аналогов, условий поставки – предоплата или отсрочка платежа. Для товаров, которые приобретаются нерегулярно, есть возможность размещения заявки на портале «Закупай», где зарегистрировано несколько тысяч поставщиков. Они самостоятельно делают предложения. Снабженцу достаточно передать руководителю ссылку на тендерную таблицу или распечатать ее.

Начальник отдела снабжения ООО «Авентин инжиниринг», Трифонова Н.П.

«Руководство требовало от отдела снабжения проведения регулярных тендерных процедур по целому ряду товарных групп: по металлопрокату, так как позиция фактически является биржевой, и требуется регулярный мониторинг цен; по основным товарным категориям, чтобы контролировать постоянных поставщиков и быть «в рынке»; по вспомогательным закупкам, чтобы закупать объективно выгодно. Мы сталкивались с проблемой, что «наши» поставщики не хотят готовить предложения для тендеров, работать «на корзину». Возможность публичного размещения выборочных заявок на портале “Закупай” стало отличным решением. В среднем мы получаем 2-3 альтернативных предложения, поставщики делают их без напоминаний, т.к. хотят начать работать с нашей компанией. Безусловно, я стараюсь работать с проверенными поставщиками, но если какая-то новая компания несколько раз дает хорошие цены, я беру поставщика в работу и заключаю договор поставки».

В 2015 году в организации был начат процесс структурирования снабжения. Были выделены ресурсы, наняты отдельные специалисты. Объем закупок был относительно небольшим и было принято решение разобраться с бизнес-процессами, ликвидировать узкие места и параллельно определить требования к системе автоматизации снабжения.

Разработаны и внедрены процессы снабжения, но с ростом компании ручной труд становится очень накладным.

Результаты

Сотрудники продолжают выполнять уже привычные им функции, при этом успевают сделать в несколько раз больше. Это позволяет быстро увеличить контроль за исполнением большего объема заявок имеющимися ресурсами.

Остроухова Динара, Заместитель генерального директора по МТО:

«Наша компания сильно выросла, и мы вернулись к идее покупки программы, так как далее без автоматизации развиваться было невозможно. На удивление мы очень быстро её внедрили у себя, программа хорошо встроилась в наши бизнес-процессы, были учтены все наши лучшие наработки. Оказывается в ней уже давно собраны лучшие практики в снабжении, и я в чем-то изобретала велосипед».

ГК «КВС-Сервис» основана в 2012 году, как часть экосистемы инвестиционно-строительного холдинга “КВС”. Основная специализация - управление и эксплуатация объектов жилой недвижимости. На сегодняшний день организация обслуживает более 80 объектов в Санкт-Петербурге и Ленинградской области, общая площадь которых составляет более 900 тысяч квадратных метров. Помимо жилых комплексов от «КВС» в портфеле организации 11 домов сторонних застройщиков. С ростом количества объектов в управлении появилась необходимость в усилении контроля над исполнением заявок, приеме доставок и в рационализации расходов, так как 2022 год компания “КВС-Сервис” при росте выручки закрыла с падением чистой прибыли на 80%.

Большой риск несвоевременной поставки, невозможность контроля на всех этапах исполнения заявки, отсутствие возможности актуализации рыночных цен.

ГК “КВС-Сервис” внедрила систему для управления снабжением “Синтека” в 2022 году. 

1. Ежемесячно в компании отработку проходит около 700 заявок на закупку, для налаживания процесса снабжения и, в частности, усиления контроля за исполнением заявок к работе в программе был подключен 71 сотрудник организации, их роли распределены с учетом должности и уровня ответственности. 

2. Единый реестр доставок, доступный в системе ПО, позволил обеспечить обратную связь с сотрудниками офиса и оперативно сообщать о реальном положении каждой поставки. Среднее число которых составляет 200 доставок в месяц. 

3. В целях повышения экономии бюджета также была проведена интеграция с электронной торговой площадкой “Закупай”, которая расширила пул поставщиков компании-клиента и позволила сэкономить на закупках. Основными товарными категориями, закупаемыми на площадке стали: механические системы, на них приходится 15% от общего числа позиций, 14% занимают инструменты и 13% электрические системы, в меньших объемах закупаются мебель, метизы и расходные материалы. 

Результаты: 

1. Время согласования заявок сократилось с 3-4 дней до одного. 

2. Усилился контроль над поставками. 

3. За счет тендеринга на портале “Закупай” удалось сэкономить до 11% бюджета на закупках.

ООО “Монотек Строй” является генеральным подрядчиком масштабных проектов международного уровня. Компания имеет наработанные связи с ведущими поставщиками материалов в своей отрасли. Необходимо регулярно проводить тендерные процедуры, чтобы контролировать своих поставщиков и быть "в рынке".

Сложность проведения тендерной процедуры из-за большого объема заявок и высокой загруженности снабженцев.

"Синтека" выполнила интеграцию с электронной торговой площадкой "Закупай", которая объединяет поставщиков строительных материалов и оборудования. 

В результате непрерывного автоматического тендеринга заявок на "Закупай" в снабжение поступает минимум 3-4 альтернативных предложения от поставщиков и производителей. Основными товарными категориями, закупаемыми на площадке стали: строительные материалы, на которые приходится 20% от общего числа позиций заявок, 17% на инструменты и 16% на механические системы. 

Результаты:  

1. Сэкономить до 15% бюджета при строительстве Терапевтического Корпуса, г. Москва; 12% бюджета студенческого Кампуса Кантиана, г. Калининград и по последним данным до 3% по каждой заявке на металлопрокат для IT-кампуса Неймарк, г. Нижний Новгород. 

2. Всего 101 696 заявок прошли процедуру автоматического тендеринга на ЭТП “Закупай”, благодаря чему снизили закупочные цены в среднем на 11%. 

3. Начали работать с 350 новыми поставщиками и производителями с ЭТП "Закупай" (по товарным категориям: металлопрокат, сухие строительные смеси, инструмент, изоляция, отделочные материалы). 

4. Производительность сотрудников снабжения возросла минимум на 40% за счет автоматизации процессов по отработке заявок и 100% прозрачности. 

Необходимость в минимизации трудозатрат на сборе и контроле входящих документов, а также на внутреннем документообороте в разрезе строительных материалов.

Компания выбрала сервис Контур.Диадок, интегрированный с автоматизированной системой управления (АСУ) снабжением «Синтека» для решения обозначенных задач.

Проведя анализ существующих систем ЭДО выбор был сделан в пользу решения СКБ Контур в качестве оператора ЭДО, по следующим причинам:

• Минимальная стоимость документов, с учетом заключения отдельного лицензионного соглашения с СКБ Контур;

• Большой объем контрагентов, подключенных к данному оператору ЭДО, около 35%.

• Гибкая функциональность системы для работы со всеми существующими в компании процессами;

• Расширенное API для интеграции с существующими информационными системами компании;

• Репутация СКБ Контур, как одной из крупнейших российской IT-компаний;

В "Сэтл Сити" внедрены различные информационные системы: бухгалтерские на базе решений 1С, система внутреннего документооборота на базе решения Docs Vision, система автоматизированного управления снабжения строительной компании «Синтека». 

Необходимо было связать в единое решение процессы - бюджетирование проектов, создание заявок на закупку строительных материалов и сбор счетов от поставщиков.

Важным моментом была интеграция в существующую информационную систему контрагентов – подрядчиков и поставщиков. Выделение личных кабинетов подрядчикам в системе «Синтека», а поставщикам на портале "Закупай" должно обеспечить простоту взаимодействия с контраегнтами.

"Закупай" является сертифицированным партнером СКБ Контур по внедрению продукта Диадок.

Результаты

   К настоящему моменту электронным образом передаются более 90% документов от подрядчиков и более 30% документов от поставщиков.

Показатели:

• срок доставки документов контрагентам сократился с двух недель до нескольких секунд;

• документооборот стал прозрачным; в любой момент можно проконтролировать, на какой стадии обработки находится документ;

• отпала необходимость в возврате подписанных экземпляров, которая занимала много времени: поставщики видят, когда документы подписаны, и сразу имеют к ним доступ.

Группа «Эталон» основана в 1987 году и является одним из лидеров жилищного строительства. Бизнес такого масштаба требовал более эффективного управления закупками, чтобы обеспечить своевременную поставку материалов и синхронизацию с графиками строительства.

Необходимость сократить сроки поставки строительных материалов, синхронизировать закупочные процедуры с графиками строительных работ и оптимизировать планирование.

Автоматизация системы закупочной деятельности была произведена через категорийный менеджмент и работу с единой цифровой платформой на базе программных продуктов «Синтека», Контур. Диадок, Online-Contract. 

Еще одним приоритетом в автоматизации закупок стал переход на электронные торговые площадки. В ноябре 2022 года для использования всеми подразделениями и компаниями Группы «Эталон» были утверждены электронные торговые площадки B2B, "Закупай", Online-Contract.

Компания запустила пилотный проект по закупкам на электронных торговых площадках с интеграций программного обеспечения «Синтека». Система позволяет оперативно получать и анализировать доступные предложения от потенциальных поставщиков на соответствие актуальным запросам и техническим заданиям на закупки.

Результаты

По состоянию на май 2023 года более 97% заявок на поставку строительных материалов было переведено в цифровой формат: ежемесячно во всех регионах присутствия компании обрабатывается до 1 тыс. заявок.

При этом сроки обработки заявок через «Синтека» и сроки проведения аналитики цен удалось сократить на 25−30%.

Параллельно осуществлен переход на электронный документооборот с поставщиками и подрядчиками, проведена интеграция ПО с корпоративной 1С.

«Автоматизация системы закупочной деятельности не только повысила качество закупок и сократила сроки рассмотрения предложений, но также позволила компании экономить на больших объемах в условиях нового масштаба бизнеса», — рассказал Борис Пилипенко, директор департамента тендеров и закупок Группы «Эталон».

Компания «Электропроф» специализируется на создании и интеграции проектных решений для электроснабжения крупных объектов. Компания на рынке с 2008 году и имеет наработанные связи с ведущими поставщиками по своим товарным направлениям.

В ходе реализации комплексного проекта по оптимизации снабжения, кроме задачи повышения прозрачности и оперативности снабжения, заказчиком была озвучена потребность в расширении пула проверенных поставщиков и снижение закупочных цен.

Внедрив систему автоматизации снабжения “Синтека”, заказчик принял решение дополнительно использовать возможности интегрированной электронной торговой площадки “Закупай”. Таким образом, созданные заявки в “Синтека” автоматически направлялись на торговую площадку. В результате заявки отрабатывались не только постоянными поставщиками, предложения стали поступать и от новых поставщиков с портала. 

Уникальная технология обработки и анализа полученных предложений, представленных в удобной сравнительной таблице, позволяет быстро выбрать лучшего поставщика. Программа автоматически сравнивает предложения по следующим параметрам: цена, наличие товара, условия поставки, отсрочка, стоимость доставки. 

Результаты

Благодаря осуществлению непрерывной тендерной процедуры в течение шести месяцев, заказчику удалось снизить закупочные цены почти на 5% и расширить пул надежных поставщиков. 

Проведение торгов на электронной площадке “Закупай”, интегрированной с сервисом “Синтека”, позволяет оптимизировать закупочную деятельность компании и гарантирует получение оптимальных закупочных цен.

Директор по развитию ООО “Электропроф”, Вейберг П.В.

«За то время, что я работаю в строительной компании, мы собрали свою базу поставщиков, заключили договора со всеми ведущими поставщиками в нашем сегменте. В целом, они нас устраивают, но порой возникают сомнения, что предложенная цена в рынке, а не завышена. Мы проводили тендеры регулярно, но гарантий низкой цены в промежутках между тендерами мы не имели. Стали размещать заявки на торговой площадке Закупай - теперь «держим руку на пульсе», видим реальные конкурентные цены в момент времени. Полученная экономия на закупках существенно снизила стоимость владения программой “Синтека”.

"Сэтл Сити" - крупный застройщик, ориентированный на прогнозируемость бизнеса и заключение долгосрочных договоров поставок с фиксированной ценой. В компании предусмотрена объективная тендерная процедура, позволяющая оценить поставщика и материал по множеству критериев.

Закупка металла проводилась по стандартной тендерной процедуре. Учитывая, что стоимость на металл формируется по биржевому принципу, установить фиксированную цену невозможно. Выбранный поставщик отгружал металл по стоимости, которую на постоянной основе ни с чем не сравнивали.

С помощью внедренной системы "Синтека" появилась возможность автоматически мониторить стоимость металла среди всех поставщиков. Поступающие от поставщиков предложения автоматически обрабатываются и формируются в единую сравнительную таблицу, из которой сразу становится понятным, насколько конкурентоспособное то или иное предложение. Сотрудники отдела снабжения получают объективную информацию о ценовых предложениях компаний конкурентов, а значит могут управлять ценой закупки, проводя переговоры с поставщиками.

Результаты

Удалось оптимизировать закупочную стоимость на 4,5%.

Начальник Отдела поставок строительных материалов, Кириллов А.С.:

«Дела с закупками строительных материалов в нашей компании обстоят достаточно хорошо. Мы проводим тендер на все основные товарные категории и рассматривали Синтеку, как автоматизированную систему управления призванную систематизировать сбор и выполнение заявок на закупку. Возможность экономить на закупках металла возникала сама, когда мне на утверждение стали поступать счета с не оптимальной ценой. Поскольку я отлично понимаю рынок поставки металлопроката, и видя предложения конкурентов в сравнительной таблице, я обнаружил, что выбранный нами поставщик не спешит снижать цену при уменьшении рыночной стоимости металла, а наоборот торопится поднять цену выше рынка при росте цен. Таким образом, апеллируя к конкурентным предложениям, мы стали контролировать стоимость отгрузки и добились экономии на закупке металлопроката 4,5 % по сравнению с первично выставленными предложениями».