Отделы снабжения сталкиваются с проблемами :

  • Заявки приносят на бумаге, часть приходит в электронных письмах, часто звонят по телефону и диктуют на слух.
  • Бумажный документооборот: на столах кипы бумаг, экраны монитора заклеены стикерами, пометки на полях, кофейные пятна на документах.

Организуем электронный процесс подачи заявки
в автоматический сводный реестр заявок

СИНТЕКА.Комплектация - программа для отдела снабжения строительных и производственных компаний, которая соберет заявки, отправит запросы поставщикам, получит счета, напомнит о доставках и проконтролирует оплату.

Результаты внедрения системы снабжения

Заявки

До

После

В отдел снабжения поступали со стройки бумажные заявки написанные от руки, в которых забывали указать количество, единицы измерения, срок доставки, автора заявки.
Все заявки поступают в сводный реестр заявок с датами, количеством, единицами измерений. Система снабжения проконтролирует внесение необходимых данных.
Прорабы звонили напрямую снабженцам и требовали сообщить статус заявки "прямо сейчас". Попытки взять паузу, чтобы собрать информацию воспринимались прорабами как некомпетентность.
У прорабов в программе собственная страничка, где они видят заявки со статусами и отметками об исполнении. Звонки прекратились.

Контроль

До

После

На "разборе полетов" прорабы обвиняли снабженцев в срыве сроков поставок. Доказать, что заявка поступила накануне было практически невозможно.
Прорабы лучше планируют работу и за 3 месяца работы с программой для снабжения прорабы подают заявки в среднем на 3-5 дней раньше чем делали раньше.
В месяц пропадали до 5 заявок. Иногда это приводило к критическому срыву сроков. Некоторые заявки оставались лежать на столе руководителя так и не согласованные, некоторые случайно выбрасывались, некоторые приклеивались к другим документам и уходили в архив.
Потеря заявок исчезла как явление. Если заявка была создана, система снабжения не давала забыть про нее, постоянно напоминая и привлекая внимание.

Счета

До

После

Некоторые счета оплачивали и забывали доставить. Бухгалтеры забывали сообщить в отдел снабжения, что оплата прошла. На этом этапе пропадало до 500 тыс рублей в год.
Система не даст отделу снабжения забыть ни про один счет. Как только счет оплачен, система "прилипнет" к снабженцу пока он не запланирует доставку.
В некоторых компаниях суммы свыше 1 млн рублей требуют согласования с самыми высшими начальниками. Чтобы ускорить процесс, бухгалтеры ксерокопировали счет и давали две бумаги на подписание двум начальникам. Потом забывали об этом и оплачивали счет два раза. Деньги удавалось вернуть или зачесть в счет следующих счетов, но это приводит к потерям времени и оборотных средств.
Согласование документов в нашей системе - один из самых эффективных процессов. Руководитель прямо на телефон получает изображение счета со всей информацией для согласования. Счет согласуют параллельно, но дублирование документа не происходит.

Процесс снабжения становится прозрачным и понятным

1
Заявки
Программа собирает заявки, запрашивает согласование, формирует единый реестр, распределяет по исполнителям, пересылает поставщикам автоматические запросы.
    Возможности
  • Онлайн создание заявки
  • Онлайн согласование
  • Контроль исполнения заявки
  • Информирование сотрудников
2
Счета
Все счета и коммерческие предложения, поступающие от поставщиков попадают в единый реестр с удобным поиском и сортировкой.
    Возможности
  • Онлайн доступ к счетам
  • Онлайн согласование
  • Автоматический сбор счетов
  • Контроль состояний счетов
3
Доставки
Планирование и оформление доставок позволит вам точно знать что привезли, чего не хватает и что необходимо дозаказать.
    Возможности
  • Единый реестр доставок
  • Контроль недогрузов
  • Доступ к накладным онлайн
  • Информирование сотрудников о доставках
4
Оплата
Отделу бухгалтерии предоставляется удобный интерфейс для планирования и фиксации оплат по счетам, а руководитель получает платежный календарь.
    Возможности
  • Онлайн оплата
  • Простой интерфейс
  • Единый реестр планирования и оплат
  • Полная история всех платежей

Вы навсегда избавитесь от:

Потерянных документов
В программе для снабженца все документы хранятся с полной историей изменений.
Просроченных заявок
В системе реализованы различные уведомления и индикаторы для соблюдения сроков исполнения.
Превышения лимитов
Программа контролирует количество и цену закупаемых товаров. При превышении лимита, вы сразу об этом узнаете.
Разбора полетов
Люди лучше работают и совершают меньше ошибок, когда всё "разложено по полочкам"

Единое хранилище с полной информацией о процессе

  • Вся информация онлайн
  • Полная история
  • Работа в браузере
  • Доступ с любого устройства
  • Онлайн согласование
  • Уведомления (sms, e-mail, whatsapp)

Мы внедряем нашу систему по всей России

и не только...

Внедрение за 1 неделю

Мы разработали методику, когда за три консультации любую компанию можно перевести на новый режим работы, без отвлечения от основной работы.

Персональный помощник

У вас будет персональный помощник. Он проведет первоначальное обучение сотрудников. В процессе работы с системой вы можете получать консультации по телефону, почте, скайпу и тп.

Онлайн инструкции

На сайте в любой момент можно просмотреть подробные пошаговые инструкции по работе с системой. Инструкции постоянно дополняются и обновляются, добавляются новые видео-инструкции.

Нам доверяют