Отделы снабжения сталкиваются с проблемами :

  • Заявки приносят на бумаге, часть приходит в электронных письмах, часто звонят по телефону и диктуют на слух.
  • Бумажный документооборот: на столах кипы бумаг, экраны монитора заклеены стикерами, пометки на полях, кофейные пятна на документах.

Организуем электронный процесс подачи заявки
в автоматический сводный реестр заявок

СИНТЕКА.Комплектация - программа для отдела снабжения строительных и производственных компаний, которая соберет заявки, отправит запросы поставщикам, получит счета, напомнит о доставках и проконтролирует оплату.

Результаты внедрения системы снабжения

Заявки

До

После

В отдел снабжения поступали со стройки бумажные заявки написанные от руки, в которых забывали указать количество, единицы измерения, срок доставки, автора заявки.
Все заявки поступают в сводный реестр заявок с датами, количеством, единицами измерений. Система снабжения проконтролирует внесение необходимых данных.
Прорабы звонили напрямую снабженцам и требовали сообщить статус заявки "прямо сейчас". Попытки взять паузу, чтобы собрать информацию воспринимались прорабами как некомпетентность.
У прорабов в программе собственная страничка, где они видят заявки со статусами и отметками об исполнении. Звонки прекратились.

Контроль

До

После

На "разборе полетов" прорабы обвиняли снабженцев в срыве сроков поставок. Доказать, что заявка поступила накануне было практически невозможно.
Прорабы лучше планируют работу и за 3 месяца работы с программой для снабжения прорабы подают заявки в среднем на 3-5 дней раньше чем делали раньше.
В месяц пропадали до 5 заявок. Иногда это приводило к критическому срыву сроков. Некоторые заявки оставались лежать на столе руководителя так и не согласованные, некоторые случайно выбрасывались, некоторые приклеивались к другим документам и уходили в архив.
Потеря заявок исчезла как явление. Если заявка была создана, система снабжения не давала забыть про нее, постоянно напоминая и привлекая внимание.

Счета

До

После

Некоторые счета оплачивали и забывали доставить. Бухгалтеры забывали сообщить в отдел снабжения, что оплата прошла. На этом этапе пропадало до 500 тыс рублей в год.
Система не даст отделу снабжения забыть ни про один счет. Как только счет оплачен, система "прилипнет" к снабженцу пока он не запланирует доставку.
В некоторых компаниях суммы свыше 1 млн рублей требуют согласования с самыми высшими начальниками. Чтобы ускорить процесс, бухгалтеры ксерокопировали счет и давали две бумаги на подписание двум начальникам. Потом забывали об этом и оплачивали счет два раза. Деньги удавалось вернуть или зачесть в счет следующих счетов, но это приводит к потерям времени и оборотных средств.
Согласование документов в нашей системе - один из самых эффективных процессов. Руководитель прямо на телефон получает изображение счета со всей информацией для согласования. Счет согласуют параллельно, но дублирование документа не происходит.
Обратный звонок

Процесс снабжения становится прозрачным и понятным

1
Заявки
Программа собирает заявки, запрашивает согласование, формирует единый реестр, распределяет по исполнителям, пересылает поставщикам автоматические запросы.
    Возможности
  • Онлайн создание заявки
  • Онлайн согласование
  • Контроль исполнения заявки
  • Информирование сотрудников
2
Счета
Все счета и коммерческие предложения, поступающие от поставщиков попадают в единый реестр с удобным поиском и сортировкой.
    Возможности
  • Онлайн доступ к счетам
  • Онлайн согласование
  • Автоматический сбор счетов
  • Контроль состояний счетов
3
Доставки
Планирование и оформление доставок позволит вам точно знать что привезли, чего не хватает и что необходимо дозаказать.
    Возможности
  • Единый реестр доставок
  • Контроль недогрузов
  • Доступ к накладным онлайн
  • Информирование сотрудников о доставках
4
Оплата
Отделу бухгалтерии предоставляется удобный интерфейс для планирования и фиксации оплат по счетам, а руководитель получает платежный календарь.
    Возможности
  • Онлайн оплата
  • Простой интерфейс
  • Единый реестр планирования и оплат
  • Полная история всех платежей
Обратный звонок

Вы навсегда избавитесь от:

Потерянных документов
В программе для снабженца все документы хранятся с полной историей изменений.
Просроченных заявок
В системе реализованы различные уведомления и индикаторы для соблюдения сроков исполнения.
Превышения лимитов
Программа контролирует количество и цену закупаемых товаров. При превышении лимита, вы сразу об этом узнаете.
Разбора полетов
Люди лучше работают и совершают меньше ошибок, когда всё "разложено по полочкам"

Единое хранилище с полной информацией о процессе

  • Вся информация онлайн
  • Полная история
  • Работа в браузере
  • Доступ с любого устройства
  • Онлайн согласование
  • Уведомления (sms, e-mail, whatsapp)

Мы внедряем нашу систему по всей России

и не только...

Внедрение за 1 неделю

Мы разработали методику, когда за три консультации любую компанию можно перевести на новый режим работы, без отвлечения от основной работы.

Персональный помощник

У вас будет персональный помощник. Он проведет первоначальное обучение сотрудников. В процессе работы с системой вы можете получать консультации по телефону, почте, скайпу и тп.

Онлайн инструкции

На сайте в любой момент можно просмотреть подробные пошаговые инструкции по работе с системой. Инструкции постоянно дополняются и обновляются, добавляются новые видео-инструкции.
Обратный звонок

Нас рекомендуют