Ответственный за снабжение сотрудник может выбрать счета с минимальной стоимость нажатием одной кнопки. Или выбрать интересующие позиции вручную. При этом система показывает стоимость выбранных позиций в данном счете. При необходимости можно нажатием одной кнопки сформировать запрос на перевыставление счетов на интересующие позиции у поставщиков. Выбранные счета направляются на согласование.
Когда поставщик присылает свои счета, каждый из них автоматически обрабатывается и затем строится сравнительная таблица. В таблице в наглядной форме показаны следующие параметры: название компании и имя менеджера, сделавшего предложение, стоимость каждой позиции материала в единицах измерения заявки, осуществление предоплаты или отсрочки платежа, на все ли позиции прислано предложение, включена ли доставка в заказ, наименование …
Автоматическое построение сравнительной таблицыЧитать полностью »
Когда заявки поступают на исполнение, нажатием одной кнопки формируется запрос поставщику, который содержит всю необходимую информацию: на какое юридическое лицо выставлять счет, когда необходим материал (дата и время), адрес доставки, требуется ли отсрочка и полный перечень необходимых материалов. Имеется возможность прикрепить необходимую документацию – планы, схемы и т.д. Можно выбрать поставщиков, указав электронный адрес …
Каждый сотрудник может произвести согласование заявки непосредственно с телефона, что существенно упрощает работу для сотрудников с разъездным характером работы.
Согласование заявок осуществляется в отдельном реестре, где каждый сотрудник видит свой набор заявок. Как только заявка поступает на согласование, приходит соответствующее уведомление. Если заявка отклонена и требуется ее корректировка, то заявка перемещается в отдельное пространство и к ней всегда можно вернуться и перевести ее в работу, после корректировки.
По каждой созданной заявке создается отдельный чат, в который включаются все заинтересованные сотрудники. Все уточняющие вопросы сохраняются и на любом этапе жизненного цикла заявки можно посмотреть переписку по ней. С помощью данного чата можно уточнить необходимую информацию, дату и время, когда она была запрошена.
В момент создания заявки система автоматически контролирует заказываемое количество. Настройки позволяют гибко выдавать права на создание заявок и либо блокировать попытку заказать больше, чем заложено в бюджет, либо разрешить. Если сотруднику разрешено заказывать больше бюджетного количества, то сотрудникам, отвечающим за согласование заявок, будет направлено соответствующее уведомление, с визуальной демонстрацией превышения.
Когда возникает необходимость заказать материалы, не заложенные в смету, (например, расходные материалы) ответственный сотрудник создает заявку не из бюджета, вбивая в свободной форме необходимые названия. При этом система контролирует заполнение обязательных полей – количество, единицы измерения и проект, а также дату доставки, что важно для снабжения.
Создание заявок максимально автоматизировано и осуществляется одной кнопкой. Указав проект и систему, по которой он сейчас работает, сотрудник получает доступ к части бюджета, в которой, просто указав количество необходимых материалов, создает заявку.
Сотрудник, отвечающий за создание заявок, работает в реестре. Он видит только свои заявки в наглядной форме, отслеживая статус каждой заявки и всю информацию по ее исполнению.
Заказать обратный звонок