Новости

Залог успеха при внедрении современного АйТи решения.

Эта статья лишь отчасти рекламная, мы говорим о решении, которое внедряют наши герои. Главная цель этой статьи показать на конкретном примере, который сложился из сотен успешных внедрений, какие сложности могут возникнуть после покупки современной айти системы и как их комфортно преодолеть.

Мы поговорили с Марией Гореловой, директором по работе с клиентами компании «Синтека».

Рассказываем как подготовиться к внедрению нового АйТи решения в отлаженные бизнес-процессы. Как подготовить команду, какие вопросы и возражения точно будут.

Покупка.

Решение о покупке нового и современного айти решения для строительства принимает руководитель компании. В этой статье мы будем называть его директор.

Директор всё видит, директор все знает, директор, наконец, за всё платит. Рынок меняется стремительно, снабжение – важнейшая статья расходов на стройке, пришло время этот фронт работ автоматизировать.

Иногда директор советуется с отделом снабжения, чаще нет. Итак, дорогостоящая «Синтека» оплачена, пора внедрять, что происходит дальше?

Первая встреча.

На первой встрече присутствуют: Директор, Снабженец, Представитель отдела ПТО

Есть два сценария развития событий:

1. Благостный, он же фантастический) Все слышали о «Синтека» и все ее хотят поскорее установить, чтобы работать быстрее и эффективнее. Все всем помогают и «Синтека» устанавливается за три часа. Две встречи и всё работает. Так бывает крайне редко. Но бывает!

2. Реалистичный: Снабженец сразу говорит о том, что никакая программа ему не нужна, он 10 лет создавал схему закупок, у него гигабайты экселевских, совершенных табличек и никакой софт ему не нужен. И вообще просит не мешать ему работать. Тут многое зависит от воли директора и от его понимания необходимости автоматизировать процесс. Как правило, прохождение первого этапа занимает от нескольких часов до нескольких дней. Снабженец соглашается попробовать «Синтека». Но мы не были бы уверены в успехе всех участников, если бы не провели сотни успешных внедрений.

Проводник!

Тут важно сразу выделить координатора со стороны заказчика. Это не может быть ни директор, ни сам снабженец, так как операционную деятельность компания продолжает. В идеале это должен быть человек из отдела ПТО, либо специалист компании, который знает все процессы и сможет быстро организовать передачу необходимой информации.

Мария о снабженцах во время внедрения:

«Сразу становится понятно, есть ли в компании злоупотребления со стороны отдела снабжения или присутствует конструктивное недоверие к новому для компании айти продукту. Поведение сотрудников всегда красноречиво. В обоих случаях, задача нашей команды, максимально подробно показать возможности программы и развернуть «Синтека», показав и научив всех участников цепочки закупок, ей пользоваться. Мы ограничены во времени, поэтому постоянно оттачиваем скорость и удобство внедрения «сложных связок». Не редки случаи, когда на старте снабженец категорически против продукта, а уже через пару дней дает позитивную обратную связь. Если, конечно, не увольняется, шутка) Мы приходим в компанию не обличать, а налаживать работу. Часто, многие ошибки в снабжении, допускаются не по злому умыслу, а от недостатка информации и знания современных возможностей программного обеспечения.»

Настройка баз данных.

Внесение данных об остатках, закупках которые были проведены ранее отдел внедрения берет на себя, нам предоставляют данные и мы сами внимательно и аккуратно вносим всё в систему. Система готова к работе.

Вторая встреча.

Итак, команда офиса начинает учиться работать в сервисе. Теперь надо провести встречу с прорабами, люди «на земле» максимально важны. Это раньше они писали в Вотсапе и звонили снабженцу, в «Синтека», они открывают приложение и вносят все материалы, которые необходимо закупить. При этом они сразу видят, начал ли снабженец работу по их заявке, согласована ли оплата, то есть становятся не просителями, а полноценными участниками стройки, которые не просто все видят и делают руками, а влияют на результат.

Мария:

«Встречи с прорабами мы обожаем. На этих встречах всегда одинаковый набор, достаточно наивных возражений:

1. У меня кнопочный телефон, не смогу установить приложение!
2. У нас сотовая сеть не ловит!
3. А если я в паркинге, там приема сотовой сети нет, что тогда? Работа встанет? !

Все эти вопросы решаются максимально быстро, а главное просто, волевым решением директора, который понятно объясняет сотрудникам почему надо иметь смартфон в 2022 году руководителю строящегося объекта. Как только прорабы понимают, какие у них теперь есть возможности для работы с головным офисом и что по-старому не будет, они начинают пользоваться открывшимися возможностями с радостью и постоянно».

Решение работает, что дальше?

Итак, всё настроено: прорабы отправляют заявки, снабженцы получают лучшие цены, директор в приложении согласует оплаты, бухгалтерия оплачивает, всё автоматизировано и работает. Но работа отдела внедрения на этом не заканчивается. Наши специалисты на связи с компанией, так как в процессе работы могут появиться дополнительные пожелания, как адаптировать «Синтека» для конкретной компании, поэтому те «внедренцы», которые разворачивали продукт, остаются с клиентом навсегда.

Это ноу-хау нашего холдинга, но это работает. Со временем наши клиенты становятся добрыми друзьями, потому что мы делаем общее дело, строим Россию.

Мария:

«Внедрение продукта занимает в среднем 20 часов. Есть специфика региона: например в Питере и Москве, компании работают быстро, время все экономят, договоренности стараются выполнять сразу, в отдаленных районах бывали случаи, когда команда внедрения приезжает в 8 утра в город и в 9 готова приехать в офис и начать работу, но сделать этого нельзя, так как рабочий день с 10. Поэтому мы всегда узнаем максимум информации и о городе и о компании куда мы едем. Наша задача не просто внедрить сложное АйТи решение, но и не нарушить устоявшийся уклад жизни конкретной компании. Нам это всегда удается. Хотя ритм жизни в столицах и в городах с разницей во времени в несколько часов, принципиально разный»

Итак, этапы внедрения:

1. Первая встреча: Директор, Снабженец, отдел ПТО
2. Внесение данных в систему-это делает сотрудник «Синтека»
3. Встреча с прорабами
4. Сопровождение компании

20 часов и «Синтека» работает.

Наш сайт: cynteka.ru