Исполнение заявок

Введенная в систему заявка  может быть отправлена всем заинтересованным поставщикам нажатием одной кнопки. Система контролирует поступление счетов на заявку, наглядно показывая, какие позиции закрыты, а по каким еще требуется работа. Гибкая система фильтров позволяет отобрать заявки по множеству параметров: например, по дате, статусу работы, ответственному, проекту и т.д. Поступившие счета автоматически сортируются, анализируются и сводятся в единую сравнительную таблицу. При необходимости проведения тендерной процедуры заявка может быть размещена на тендерном портале zakupay.pro, что гарантирует ее рассылку более чем 4000 зарегистрированных профильных поставщиков. 

 

Контроль исполнения заявки

В реестре заявок ответственный за снабжение сотрудник может гибко фильтровать обращения по множеству признаков, например, статусу исполнения, товарной категории, проекту, согласующему, исполнителю или создателю заявки. Можно ограничить выборку различными периодами дат – временем создания, завершения, передачи в работу или согласования. Предусмотрены специальные фильтры по бизнес-процессу. Например, выбор всех заявок, где не все позиции отправлены на согласование, т.е. выбор всех не исполненных заявок, или выбор заявок, в которых отправлены запросы поставщикам, но не получено ни одного счета.

 Визуально каждая заявка снабжена индикаторами, которые показывают, в какой стадии она находится. Задача ответственного сотрудника провести заявку от самого левого индикатора, до самого правого.

Автоматическое построение сравнительной таблицы

Когда поставщик присылает свои счета, каждый из них автоматически обрабатывается и затем строится сравнительная таблица. В таблице в наглядной форме показаны следующие параметры: название компании и имя менеджера, сделавшего предложение, стоимость каждой позиции материала в единицах измерения заявки, осуществление предоплаты или отсрочки платежа, на все ли позиции прислано предложение, включена ли доставка в заказ, наименование каждой позиции в номенклатуре поставщика, наличие данной позиции и через какое время она может быть поставлена. Каждая позиция в каждом счете отображается с визуальным индикатором сравнительной стоимости. Если позиция подсвечена зеленым – это самое дешевое предложение, если красным – самое дорогое. Желтым индикатором подсвечены цены с промежуточными значениями.

 

В наглядной форме видно, на какой стадии исполнения находится каждая позиция заявки – еще не заказана, отправлена на согласование или уже согласована.

Отправка запросов поставщикам

Когда заявки поступают на исполнение, нажатием одной кнопки формируется запрос поставщику, который содержит всю необходимую информацию: на какое юридическое лицо выставлять счет, когда необходим материал (дата и время), адрес доставки, требуется ли отсрочка и полный перечень необходимых материалов. Имеется возможность прикрепить необходимую документацию – планы, схемы и т.д.

 

Можно выбрать поставщиков, указав электронный адрес поставщика вручную или выбрать из адресной книги. Также можно выбрать группу поставщиков по определенной товарной категории, продаваемым брендам, либо по индивидуальным признакам.