Введенная в систему заявка может быть отправлена всем заинтересованным поставщикам нажатием одной кнопки. Система контролирует поступление счетов на заявку, наглядно показывая, какие позиции закрыты, а по каким еще требуется работа. Гибкая система фильтров позволяет отобрать заявки по множеству параметров: например, по дате, статусу работы, ответственному, проекту и т.д. Поступившие счета автоматически сортируются, анализируются и сводятся в единую сравнительную таблицу. При необходимости проведения тендерной процедуры заявка может быть размещена на тендерном портале zakupay.pro, что гарантирует ее рассылку более чем 4000 зарегистрированных профильных поставщиков.
Исполнение заявок
Контроль исполнения заявки
В реестре заявок ответственный за снабжение сотрудник может гибко фильтровать обращения по множеству признаков, например, статусу исполнения, товарной категории, проекту, согласующему, исполнителю или создателю заявки. Можно ограничить выборку различными периодами дат – временем создания, завершения, передачи в работу или согласования. Предусмотрены специальные фильтры по бизнес-процессу. Например, выбор всех заявок, где не все позиции отправлены на согласование, т.е. выбор всех не исполненных заявок, или выбор заявок, в которых отправлены запросы поставщикам, но не получено ни одного счета.
Визуально каждая заявка снабжена индикаторами, которые показывают, в какой стадии она находится. Задача ответственного сотрудника провести заявку от самого левого индикатора, до самого правого.

Автоматическое построение сравнительной таблицы
Когда поставщик присылает свои счета, каждый из них автоматически обрабатывается и затем строится сравнительная таблица. В таблице в наглядной форме показаны следующие параметры: название компании и имя менеджера, сделавшего предложение, стоимость каждой позиции материала в единицах измерения заявки, осуществление предоплаты или отсрочки платежа, на все ли позиции прислано предложение, включена ли доставка в заказ, наименование каждой позиции в номенклатуре поставщика, наличие данной позиции и через какое время она может быть поставлена. Каждая позиция в каждом счете отображается с визуальным индикатором сравнительной стоимости. Если позиция подсвечена зеленым – это самое дешевое предложение, если красным – самое дорогое. Желтым индикатором подсвечены цены с промежуточными значениями.

В наглядной форме видно, на какой стадии исполнения находится каждая позиция заявки – еще не заказана, отправлена на согласование или уже согласована.
Отправка запросов поставщикам
Когда заявки поступают на исполнение, нажатием одной кнопки формируется запрос поставщику, который содержит всю необходимую информацию: на какое юридическое лицо выставлять счет, когда необходим материал (дата и время), адрес доставки, требуется ли отсрочка и полный перечень необходимых материалов. Имеется возможность прикрепить необходимую документацию – планы, схемы и т.д.

Можно выбрать поставщиков, указав электронный адрес поставщика вручную или выбрать из адресной книги. Также можно выбрать группу поставщиков по определенной товарной категории, продаваемым брендам, либо по индивидуальным признакам.
