ЦДС
Группа Компаний «ЦДС» – API Интеграция с информационной системой заказчика
Предпосылки:
Компания использует единое решение для управления корпоративными ресурсами компании – Microsoft Axapta. Автоматизированы процессы создания и сбора заявок на закупку на объектах и процесс учета выбранных счетов на поставку материалов. Необходимо было найти возможность связать разные программы, чтобы процесс работы был оптимизирован.
Проблема:
Отсутствие поставщиков в информационной системе компании. Разрыв в бизнес-процессе на этапе выбора поставщика, не прозрачность выбора, отсутствие контроля.
Решение:
Система управления снабжением «Синтека» интегрирована с торговой площадкой «Закупай», что обеспечивает большому количеству существующих, а также всем новым поставщикам доступ к интерфейсу получения заявок, загрузки счетов и отправки закрывающих документов. Настроив интеграцию через API, появляется возможность передачи структурированных данных как поставщикам, так и от них. Кроме взаимодействия с поставщиками, система «Синтека» реализует функционал согласования счетов. В системе реализованы гибкие маршруты согласования, которые позволяют эффективно перенаправлять потоки информации соответствующим сотрудникам в зависимости от разных параметров – стоимость, товарная категория, проект и т.д.
Руководитель отдела сопровождения информационных систем, Ремизов С.В.:
«Наша компания серьезно относится к информационным технологиям и активно использует их. В качестве основной учетной системы используется система Microsoft Axapta. Возник вопрос, как автоматизировать взаимодействие с поставщиками, которые работают каждый в своей системе. Проведя анализ, мы остановили свой выбор на системе «Синтека». Данное решение интегрировано с торговой площадкой «Закупай», на котором в настоящий момент зарегистрировано более 4 тысяч поставщиков. Важным моментом оказалось наличие обширного и документированного API. Мы быстро осуществили интеграцию и она продолжает работать стабильно без сбоев позволяя выполнять необходимые функции – прием сформированных заявок, осуществление тендерной процедуры, согласование счетов и передача согласованных счетов в нашу учетную систему Microsoft Axapta.»
Проектсервис
ПроектСервис – совершенствование системы управления
Предпосылки:
В 2015 году в организации был начат процесс структурирования снабжения. Были выделены ресурсы, наняты отдельные специалисты. Объем закупок был относительно небольшим и было принято решение разобраться с бизнес-процессами, ликвидировать узкие места и параллельно определить требования к системе автоматизации снабжения.
Проблема:
Разработаны и внедрены процессы снабжения, но с ростом компании ручной труд становится очень накладным.
Решение:
В основе системы управления снабжением “Синтека” – автоматизированный бизнес-процесс, призванный обеспечить эффективность отдела снабжения и компании в целом. Классический бизнес-процесс в снабжении состоит из следующих блоков: Бюджетирование, Создание заявок, Согласование заявок, Исполнение заявок, Согласование счетов, Доставка, Оплата. Если компания уже работает по данному бизнес-процессу, даже не используя все блоки, внедрение происходит быстро и без усилий на перестройку. Сотрудники продолжают выполнять уже привычные им функции, при этом успевают сделать в несколько раз больше. Это позволяет быстро увеличить контроль за исполнением гораздо большего объема заявок имеющимися ресурсами.
Остроухова Динара, Заместитель генерального директора по МТО:
«Наша компания сильно выросла, и мы вернулись к идее покупки программы, так как далее без автоматизации развиваться было невозможно. На удивление мы очень быстро её внедрили у себя, программа хорошо встроилась в наши бизнес-процессы, были учтены все наши лучшие наработки. Оказывается в ней уже давно собраны лучшие практики в снабжении, и я в чем-то изобретала велосипед».
Бюджетирование
В системе заложены все необходимые инструменты для создания бюджета проекта, его согласования внутри компании, контроля версий бюджета. Включены функции расчета бюджета и использования его при создании заявок на закупку материалов. Гибкая система согласования позволяет настраивать параметры бюджета в зависимости от множества факторов. Отчет по бюджету позволяет в любой момент получить сводную информацию о расходовании. Система уведомлений сразу предупредит о попытках превышения бюджета проекта.
Согласование бюджета
После выбора ответственных сотрудников легко настраивается цепочка согласующих бюджета.
Создание заявок
Первой контрольной точкой в процессе снабжения является согласование заявки. На этом этапе происходит контроль типа и количества заказываемого материала. Гибкие возможности по настройке согласования позволяют нужному специалисту включиться в процедуру. Благодаря современным технологиям согласование заявок может быть произведено с любого устройства, что существенно ускоряет процесс для разъездных сотрудников.
Согласование заявок
Первой контрольной точкой в процессе снабжения является согласование заявки. На этом этапе происходит контроль заказываемого материала по типу и количеству. Гибкие возможности по настройке согласующих позволяют нужному специалисту включиться в процедуру согласования. Благодаря современным технологиям согласование заявок может быть произведено с любого устройства, что существенно ускоряет процесс для разъездных сотрудников.
Исполнение заявок
Введенная в систему заявка может быть отправлена всем заинтересованным поставщикам нажатием одной кнопки. Система контролирует поступление счетов на заявку, наглядно показывая, какие позиции закрыты, а по каким еще требуется работа. Гибкая система фильтров позволяет отобрать заявки по множеству параметров: например, по дате, статусу работы, ответственному, проекту и т.д. Поступившие счета автоматически сортируются, анализируются и сводятся в единую сравнительную таблицу. При необходимости проведения тендерной процедуры заявка может быть размещена на тендерном портале zakupay.pro, что гарантирует ее рассылку более чем 4000 зарегистрированных профильных поставщиков.
Согласование счетов
Второй точкой контроля в процессе снабжения является согласование счетов. На этом этапе происходит контроль приобретаемого материала не только по типу и количеству, но и по цене, заложенной в бюджет, что гарантирует соблюдение финансовых границ проекта. Настройки согласования позволяют гибко включать необходимых сотрудников в маршрут согласования как по фиксированным параметрам, например, участие в проекте, так и по адаптивным параметрам, например, по типу материала, сумме счета, индивидуальным особенностям. Благодаря современным технологиям, согласование счетов может быть произведено с любого устройства, что существенно ускоряет процесс для топ-менеджеров компании.
Доставка
Единый реестр доставок позволяет обеспечить обратную связь с сотрудниками офиса и сообщать о реальном состоянии доставки материалов на объект. При необходимости есть возможность получать информацию о доставляемых материалах напрямую от поставщиков.
Профит
Профит – быстрый рост
Предпосылки:
Компания динамично развивается, количество строительных объектов увеличивается. Удержать в голове все данные по необходимым материалам, их количеству и стоимости в голове уже невозможно. Существующие методы контроля не работают. Невозможно смотреть спецификацию по каждому объекту, согласовывая очередной счет.
Проблема:
Снижение маржинальности бизнеса с ростом объема строительства.
Решение: Создание бюджетов объектов в системе управления снабжением «Синтека.Комплектация» организовано удобно, не приходится ничего менять в существующих бизнес-процессах. Бюджет заносится в систему, из него делаются заявки, при этом система автоматически контролирует заказываемое количество. Также согласуемые счета проверяются на превышение бюджета.
Директор компании Головаченко Д.Ю.:
«Подписывая счет, я всегда задавался вопросом – «Этот ли материал в спецификации? Не покупается ли лишнее? В бюджете ли я?». Пока объектов было относительно немного, все было хорошо. Позже появилось ощущение, что строим мы больше, а зарабатываем меньше. Чтобы сохранить эффективность бизнеса, мне нужна была достоверная информация, которая формировалась бы автоматически. «Синтека» предоставила мне эту информацию: 1. Я всегда знаю, соответствует ли счет спецификации – покупаю то, что надо. 2. Вижу, сколько купили и сколько осталось – не покупаю лишнее. 3. До подписания счета понимаю, в бюджете ли я, имея возможность внести корректировки.»
Согласование бюджета
После выбора ответственных сотрудников легко настраивается цепочка согласующих бюджета.
Создание бюджета
Простой и привычный механизм создания бюджета. Зайдя в соответствующий проект и нажав кнопку создать бюджет, вы откроете диалоговое окно создания бюджета. Бюджет можно
Мониторинг цен
Подготовленный бюджет можно разместить на портале “Закупай” для его оценки поставщиками. После поступления счетов от Поставщиков есть возможность включить интересующие позиции в бюджет. Таким образом,
Версионность бюджета
В системе заложена функциональность версионности бюджета. Каждый подготовленный бюджет последовательно проходит несколько стадий – Черновик, На согласовании, Согласован, Активный, Удален.
Заявки из бюджета
Создание заявок из бюджета позволяет экономить время сотрудников, поскольку создание осуществляется простым выбором. Также исключаются ошибки при создании, так как сотрудник не сможет заказать не
Корректировка и актуальность бюджета
Наличие версионности позволяет внести корректировки в текущий бюджет, согласовать его и передать в работу, не прерывая при этом процесс реализации заявки. При этом в любой
Заказать обратный звонок