Интервью с Марией Андреевой, начальником IT-отдела Setl City

Четыре года назад объемы строительства Setl City сильно выросли, мы рисковали перестать справляться с обеспечением работ на стройках и своевременными поставками материалов. Объем ввода жилья в 2016 году составлял 953 тыс. кв. м общей площади объектов, в 2017 году показатель вырос до 1 221 тыс. кв. м. Поняли, что процессы в компании нужно менять и задумались о трансформации.

 

Самым «слабым» местом была организация поставок. Объем закупок был большим, и проводить их нужно было «руками». Автоматизация была «лоскутного» типа и не позволяла запустить и оптимизировать процессы. То, что этих рук уже не хватало, — одна проблема. Другая, более критичная, состояла в полной непрозрачности проводимых тендеров и закупок, их объемов и сроков поставки.

 

Браться за такую работу непросто. Но у любой крупной компании наступает момент, когда риск остановки производства начинает перевешивать все остальное. Нам нужно было наладить поставки, а хорошая поставка — это поставка, которая пришла вовремя, в нужном объеме и в рамках бюджета. Этого мы достигли с помощью «Синтеки».

Поиск решения

Найти подходящий инструмент на рынке было непросто. Нам хотелось не только получить сервис управления заявками, но и иметь возможность сразу выйти с ними на тендер. На тот момент можно было отдельно купить систему тендерных заявок, отдельно — систему управления заявками. Двух зайцев убивала только «Синтека», интегрированная с тендерной площадкой «Закупай». В итоге в совместной работе с компанией мы многое реализовали под бизнес-процессы Setl City.

Внедрение

Интересно, что инициаторами подключения «Синтеки» стал как раз отдел поставок. Они увидели в инструменте возможность более эффективно управлять заявками. Первое время использовался только этот функционал, но после, по решению директора компании, мы открыли для себя и платформу «Закупай». Все тендеры стали выходить на нее.

 

Уже через месяц стало понятно, что использовать «Синтеку» в связке с «Закупай» выгодно. Хотя бы потому, что все материалы закупались по запланированной цене и даже ниже. Уже на первых торгах на интернет- площадке «Закупай» закупочная цена была снижена на 5-10%, дальше – больше.

 

Не буду говорить, что внедрение прошло безоблачно. В течение трех месяцев пришлось вести переговоры с восставшими против новой системы сотрудниками. Кстати, главными противниками нового режима стал отдел поставок — те, кто, по сути, и привел «Синтеку» в компанию.

 

В качестве аргументов против использовались подобные фразы: «процесс поставок поломался», «раньше нажимали одну кнопку, отправляя письмо, теперь нужно заполнять 200 полей», «ваша система не работает». Но основная причина недовольства состояла в том, что система как раз работала. И быстро показала все несовершенства процесса.

 

До внедрения системы «поставки» представляли собой отдел со сложно контролируемыми действиями и непрозрачными результатами. Закупщики могли по электронной почте и даже телефону приглашать участвовать в тендере. Объективность выбора в таком случае ставилась под большой вопрос. Тендерная таблица, естественно, была составлена, как удобно сотруднику, и содержала не полную информацию. Как итог — решения в компании принимались на основе некой субъективной сборки.

 

В этом нет прямой корреляции, но после подключения «Синтеки» отдел поставок полностью обновился. В течение года люди уходили во многом потому, что их деятельность стала прозрачнее.

Заявки по новой схеме

Процесс проведения заявок изменился. Раньше заявку на приобретение материалов формировал отдел поставок. Сейчас этим занимается непосредственно подрядчик, а не сотрудник Setl City. Заявка проходит как через отдел поставок компании, так и через сметно-договорной отдел, который оценивает стоимость, проверяет смету и так далее. Дальше она либо выходит на тендерную платформу либо проводится с конкретным поставщиком в рамках годового контракта.

 

После этого происходит заказ и анализ заказа с подтверждением доставки от поставщика. Последний высылает нам документы о поставке, которые попадают в нашу внутреннюю систему. На их базе автоматически перевыставляются документы о поставке подрядчику. Точно так же подрядчик подтверждает информацию о получении товара. Вот такая непростая схема, выполнение которой раньше занимало до двух месяцев.

 

С автоматизацией процессов все ускорилось в разы. Сейчас все документы по закупкам материалов должны быть собраны, проверены и закрыты к пятому числу следующего месяца. Соблюдение сроков достигнуто благодаря полной трансформации процесса и его запуска в программном комплексе «Синтека».

Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками

Сейчас с «Синтекой» работают все наши подрядчики. Это обязательное условие работы с Setl City, внесенное в договор о сотрудничестве.

 

Настроить взаимодействие с подрядчиками было проще на порядок, они более зависимы от нас. С поставщиками сложнее. Мы больше года искали разные подходы, чтобы они соглашались взаимодействовать по установленным в компании принципам. Поставщики-монополисты даже слышать не хотели о подстраивании под нас. Приходилось идти на компромисс: писали отдельные скрипты оптимизации, рассматривали специфические сценарии, чтобы не терять сотрудничество.

 

Сейчас для нас «Синтека» не столько инструмент управления закупками, сколько полноценный личный кабинет для подрядчиков и части поставщиков для работы с компанией.

 

Примечательно, что интерес к «Синтеке» у нас появился благодаря платформе «Закупай». Хотя сейчас ее функционалом мы пользуемся меньше, так как перешли на систему крупных годовых контрактов. Если речь идет об объемных закупках материалов, а в Setl City они большие, «тендерить» каждую заявку опасно. По цене может выиграть поставщик, который в итоге не сможет выполнить свои обязательства — предоставить материалы в нужном объеме в нужное время. А это на порядок серьезнее, чем экономия нескольких сотен тысяч, это может остановить стройку. С «Закупай» работать продолжаем, но проводим там небольшие тендеры.

О доработках под запросы компании

Для нас было принципиально, что «Синтека» была готова какие-то инструменты модифицировать или создавать под нас. У нас все-таки большой, «капризный» бизнес. Доработок было много, их много и сейчас — работа не прекращается. Наши совместные планы расписаны, пожалуй, на два года вперед. За время сотрудничества мы создали вместе инструмент контроля доставок, мобильное приложение для подрядчиков и другие полезные надстройки. Очевидно, что это и так было в «дорожной карте» сервиса, но новые решения «Синтека» обкатывала именно на наших бизнес-процессах.

 

В планах сейчас обеспечить лучшую интеграцию «Синтеки» с внутренними системами Setl City и усовершенствовать электронный документооборот, полностью перейти на цифровые версии документов.

Электронный документооборот

На данный момент 95% подрядчиков и 92% поставщиков проводят все договоры, акты, допсоглашения в электронном виде. Через электронный документооборот Setl City работает примерно с 600 подрядчиками и поставщиками. В 2019 году через ЭДО прошло 177000 документов, за первую половину 2020 года – 265000. Чтобы прийти к этому результату, мы разрабатывали систему электронного документооборота вместе с «Синтекой» последние два года. В чем-то это наш большой совместный проект.

 

На старте у «Синтеки» была возможность подписывать документы электронным ключом, но этого нам было мало. К тому времени все подрядчики Setl City были подключены к системе, и мы хотели использовать это. Например, начать подписывать документы онлайн, а не пересылать их факсами, почтой, курьерами. Благодаря сметно-договорному отделу описали идеальную модель взаимодействия с подрядчиками. Заложили ее в основу системы электронного оборота и в условия договора. Уже спустя год начали пожинать плоды: налаженный документооборот позволяет нам экономить время и лучше контролировать «передвижения» бумаг.

 

Чтобы нашим партнерам — подрядчикам и поставщикам — было проще взаимодействовать с «Синтекой», каждый месяц организовываем обучающую встречу для них. Помогаем с адаптацией и новым работникам. Много времени это обычно не занимает.

Почему стороннее решение

Setl City — большая строительная компания. Спросите, почему мы выбрали внешнее решение, а не внутреннее? Но тут, на самом деле, вопрос безопасности и прозрачности бизнеса. В блоке закупок и тендеров — много подводных камней.

 

Мы сознательно здесь привлекли третью сторону-участника. Повлиять на внутренних внедренцев проще, чем на внешних — это вопрос репутации. Введение третьей стороны в процедуру закупок – неплохое решение, которое дополнительно снижает коррупционную составляющую. Это может быть актуально для бизнеса.

 

Автоматизация процессов в строительстве — это очень важно. В нашей отрасли с ней всегда было сложно, но последние несколько лет тренд на нее четко сформировался. Автоматизация в строительстве — это не про увеличение объемов и скорости строительства, это про исключение и минимизацию простоев, задержек по срокам, улучшение качества.

Кому поможет «Синтека»

Разработчики «Синтеки» — очень творческие люди, это немаловажно. Они делают то, за что другие компании даже не взялись бы. Фонтанируют большим количеством идей, погружаются в ваши бизнес-процессы и помогают с ними разбираться. То есть тебе не просто «впаривают» софт, а проявляют настоящую заботу по отношению к внутренним процессам твоей компании.

 

Кому советую? В первую очередь тем, кому нужно быстро автоматизировать процессы и получить результат. Идеально для среднего и малого бизнеса — не нужно вкладывать больших средств, а отдачу получите достаточно быстро. Крупным компаниям, как и нам, скорее понадобится либо обтачивание системы под свои бизнес-процессы, либо усложнение функционала. Это нормально: ни одна серьезная организация не возьмет готовую систему без ее доработки под себя. Но тут стоит отметить, что «Синтека» с готовностью берется за такую работу.

 

Setl Group – крупнейший девелоперский холдинг Северо-Запада, который работает на рынке более 26 лет. Компания входит в ТОП-3 застройщиков России по объему ввода жилья, является лидером по вводу жилья и объему текущего строительства в Петербурге и Ленобласти.

 

Ежегодно Setl Group вводит в эксплуатацию более 1 млн кв. м недвижимости, сдает более 10 детских садов и школ, строит дороги, создает парки и благоустраивает набережные. География деятельности компании охватывает Санкт-Петербург, Ленинградскую область, Калининград и область. Входящий в состав холдинга брокер «Петербургская Недвижимость» является крупнейшим в России агентством по продаже строящегося жилья. В портфеле проектов Setl Group – объекты всех классов, от жилых комплексов комфорт-класса до премиального сегмента в привлекательных видовых локациях.

 

Setl Group – обладатель Золотого знака общественного контроля «Надежный застройщик России», победитель многочисленных профессиональных конкурсов, среди которых «Доверие потребителя», «Золотой Трезини», «Лидер строительного качества», «КАИССА», «Строитель года». Успешная работа холдинга отмечена ведущими рейтинговыми агентствами.